Job Details

Jobbeschreibung

Zweck:

Sorgfältige und zeitgerechte Erstellung von Auftragsformularen und Weiterverarbeitung im Rahmen der Auftragserfassung gemäß den Infor-Richtlinien. Enge Zusammenarbeit mit anderen Teams, um die sorgfältige und zeitgerechte Verbuchung aller Umsätze sicherzustellen.

Verantwortungsbereich und Zuständigkeiten:

• Überwachen des Vertragsposteingangs in Bezug auf Verträge und Informationsanforderungen
• Zeitgerechtes Bestätigen von Anfragen
• Zeitgerechte Bereitstellung von Auftragsformularen – innerhalb von 24 Stunden
• Prüfen und Interpretieren von Kundensoftwareverträgen
• Aktualisieren des Status von offenen Aufgaben
• Bestimmen des Bedarfs für Anhänge und Weiterleiten von Anfragen an Legal zur weiteren Bearbeitung
• Erstellen von Auftragsformularen für das Sales-Team
• Aktualisieren der Status von Geschäftsmöglichkeiten
• Aktualisieren von Kundendaten in eSales und Softrax
• Weiterleiten von Auftragsdokumenten an Legal und Rev Rec zur Genehmigung
• Prüfen von Dokumenten, um sicherzustellen, dass die erforderliche Erlösrealisierung und die betriebliche Genehmigung vorliegen
• Erstellen von Auftrags-Upload-Formularen zur Eingabe von Daten in Softrax OMP
• Verwalten eines Vertragsprotokolls für bearbeitete Verträge
• Ermitteln des Bedarfs, Aufträge zur weiteren Bearbeitung an Order Entry zu senden
• Ermitteln des Bedarfs, komplexe und dringende Aufträge zur besonderen Bearbeitung weiterzuleiten
• Sicherstellen, dass alle Aufträge bis zum Ende der jeweiligen Periode bearbeitet wurden, damit die Umsätze für eingegangene Aufträge verbucht werden können
• Sicherstellen, dass keine Aufträge aufgrund von Fehlern bei Order Creation zur Unterschrift zurückgesendet werden
• Unterstützten anderer Abteilungen bei der Anfragebearbeitung und bei Sonderprojekten
• Beteiligen an Initiativen zur kontinuierlichen Verbesserung von Abläufen
• Weitere Aufgaben nach Bedarf

Personenspezifikation

Schlüsselkompetenzen: (U = Unverzichtbar, W = Wünschenswert)

1. Kundenorientierung (U)
2. Stark ausgeprägte Teamfähigkeit mit einer leistungsorientierten Grundhaltung (U)
3. Ausgeprägtes Detailbewusstsein (U)
4. Gute Einbindung in ein internationales Mitarbeiterumfeld (U)
5. Hohes Konzentrationsvermögen und Einhalten von Fristen in zeitlichen Drucksituationen (U)
6. Gute mathematische Kenntnisse (U)
7. Proaktiver Ansatz (U)
8. Hervorragende Organisations- und Nachfassfähigkeiten (U)
9. Zuverlässig und flexibel (U)

Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrung (U = Unverzichtbar, W = Wünschenswert)

1. Hervorragende Englischkenntnisse in Wort und Schrift (U)
2. Hervorragende Kenntnisse einer weiteren europäischen Sprache in Wort und Schrift (W)
3. Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten (U)
4. Kenntnisse in Bezug auf Infor-Produkte (W)

Erfahrung und Qualifikationen:

1. Vorkenntnisse in der Vertragsverwaltung (W)
2. Fähigkeit, Erfahrungen bei Prozessverbesserungen zu demonstrieren und Best Practices weiterzugeben (W)
3. Erfahrung mit großen Software- oder Dienstleistungsunternehmen (W)

Anwendungen:

1. Hervorragende Microsoft Office-Kenntnisse (Word, Excel und Outlook) (U)
2. IT Literate (U)
   
   

Arbeitsumgebung und physische Anforderungen:

1. Die Tätigkeit findet primär in der Büroumgebung statt.
2. In betrieblichen Spitzenzeiten ist ggf. Mehrarbeit erforderlich.
3. Team-Umgebung in einem Großraumbüro.